Como tornar reuniões de trabalho mais produtivas

Reunião tem que ter hora para começar e hora para acabar
Quantas reuniões eu tenho hoje? Você acha que esta frase parte da sua rotina? Pois bem, não adianta menosprezá-las. As reuniões fazem parte do nosso dia a dia e são essenciais para estabelecermos uma comunicação com a equipe e clientes. Quando são bem executadas por todos participantes, elas se tornam uma ferramenta importante para o bom andamento dos projetos e na resolução de problemas de forma coletiva, além de trazerem vantagens valiosas aos profissionais, por meio de um ambiente ideal para a troca de ideias e sugestões sobre um determinado assunto, abrindo espaço para que todos os participantes possam contribuir com opiniões e sugestões.
No final das contas, todos ganham com boas reuniões corporativas. Mas, a grande questão está na organização, na forma e na duração em que elas são feitas. Como a vida no ambiente de trabalho é atribulada é preciso otimizar os encontros na resolução de questões de forma planejada, estruturada e efetiva. As reuniões não precisam ser longas e cansativas, basta manter o foco e a produtividade e elas também contribuem na diminuição do stress, ansiedade e traz mais segurança e calma para a rotina profissional.
Vamos a algumas dicas que podem servir como guia
– Desligue o celular
Sim, desligue. Um dos grandes motivos de reuniões sem resultados efetivos, são as distrações durante esse período e um dos principais motivos é o celular. Ele é uma desatenção constante, tirando o foco do tema principal. Tenham em mente que não serão alguns minutos que prejudicarão alguma tomada de decisão, além de ser falta de educação para quem está liderando a discussão.
– O segredo está no planejamento
Tenha cuidado com a preparação e o planejamento. As vezes a pauta tem dois, três, quatro assuntos a serem discutidos. Foque no principal, conforme o motivo do encontro. Uma forma de facilitar essa escolha é compartilhar com a equipe o tema da reunião, deixando claro por que que ela foi marcada, apresentando um roteiro a ser discutido e o que cada um pode contribuir. Esses são aspectos que devem ser determinados antes mesmo de se marcar um encontro.
– Participantes
Selecione seu público. Os participantes devem ser apenas os envolvidos diretos. Cuidadosamente, certificar-se de que as pessoas que irão participar da reunião precisam estar presentes de forma efetiva. Normalmente, elas distribuem os resultados do encontro com os profissionais indiretamente ligados aos objetivos tratados. Resista à tentação de convidar mais pessoas do que o necessário.
– Horário
Uma reunião de trabalho deve ter hora para começar e para acabar. A primeira coisa que se deve fazer é comunicar a equipe a duração estimada. O responsável deve estar presente antes do tempo marcado, e, principalmente, iniciar a conversa no horário previsto. Uma recomendação positiva é iniciar as reuniões no início da manhã ou início da tarde, mas preste atenção para que elas não aconteçam muito mais no final do expediente, pois os funcionários tendem a ficar ansiosos para encerrar mais um dia de trabalho e muitas vezes.
E não se esqueça: mais importante do que executar as pendências, é fazer o follow-up de tudo o que está pendente. É fundamental que se acompanhe tudo o que foi combinado na reunião, de modo que assegure a execução de todos os trabalhos e que acima de tudo, se apresente com qualidade. É legal agradecer a todos pelo tempo dedicado, pois de forma clara e transparente, o profissional deve executar suas tarefas com produtividade e empenho! Mãos à obra, pois as reuniões de trabalho acontecem a todo momento!
Fonte: crcsp.org.br