O que fazer para evitar passivos trabalhistas?

Uma coisa que todos os empresários e gestores tentam descobrir é como fazer para evitar passivos trabalhistas e reduzir os gastos com o pagamento de juros, multas, indenizações e custos processuais.
Agora que a legislação trabalhista sofreu alterações, essa preocupação constante ficou ainda maior. Atualmente, novos direitos passaram a existir, enquanto outros deixaram de ser válidos. No post de hoje você saberá como evitar os passivos trabalhistas e conhecerá outras dicas sobre o tema. Acompanhe!
Como evitar passivos trabalhistas
Conheça a legislação
O direito do trabalho vai muito além das normas previstas pela Constituição Federal e pela Consolidação das Leis do Trabalho (CLT). Assim, para agir corretamente é preciso que o empregador conheça tudo que envolve o ramo de atividade no qual atua.
É preciso estudar as Convenções Coletivas, as regras de segurança do trabalho, as decisões judiciais envolvendo assuntos polêmicos, as súmulas dos Tribunais do Trabalho e muito mais. Esse passo é essencial para a redução dos problemas relacionados à efetivação dos direitos dos trabalhadores.
E agora, com as mudanças recentemente implantadas pelo Governo Federal, é necessário redobrar o cuidado e estudar ainda mais.
Mantenha a documentação organizada
É extremamente importante manter um controle intenso sobre os documentos dos funcionários. Tenha sempre em fácil acesso os contratos, as folhas de pagamento, os registros de ponto, as cópias dos atestados médicos, entre outros registros importantes.
Em caso de ações trabalhistas, esses papéis farão toda a diferença na organização da sua defesa e na construção de provas ao seu favor. Afinal, como a justiça do trabalho atua com base no princípio da hipossuficiência do empregado, compete ao empregador a apresentação dos documentos relacionados ao vínculo empregatício.
E acredite: a não apresentação de qualquer um deles pode representar uma confissão.
Capacite o setor de Recursos Humanos
Os responsáveis pelo setor de Recursos Humanos devem estar preparados para as dificuldades do dia a dia e para as particularidades de cada um dos contratos de trabalho firmados pela sua empresa. Por isso, mantenha-os sempre atualizados.
Ofereça cursos, estimule o estudo e o compartilhamento de experiências. Até porque, neste momento, com as recentes alterações legislativas, tais práticas serão ainda mais importantes.
Tenha um controle de ponto eficiente
Invista em um controle de ponto eficiente — de preferência, digital — e abandone os registros manuais, que são fáceis de serem fraudados.
Isso é importante porque, quando um funcionário alega em juízo que realizou horas extras na empresa, essas alegações são consideradas verdadeiras a não ser que a documentação seja devidamente apresentada.
Porém, quando os registros são manuais, os juízes podem questionar a sua validade, já que existem empresas que obrigam os funcionários a preencher o horário admitido em lei, ainda que façam jornada extraordinária.
Peça a assinatura dos funcionários em todos os documentos
Sempre que entregar um documento aos seus funcionários, peça para eles assinarem comprovantes de recebimento e ciência. Isso é importante para que se comprove certas obrigações legais caso o empregado alegue que você deixou de cumprir com alguma delas.
Peça uma assinatura no contracheque, nas folhas de ponto, nos pedidos de adiantamento salarial, nos pedidos de férias, nos atestados médicos etc. Recolha também a assinatura sempre que entregar equipamentos de segurança, de informática ou outros.
Tenha consciência dos riscos que envolvem a atividade
Para que você possa adotar medidas voltadas para a redução de problemas, é preciso também monitorar com frequência as atividades realizadas na empresa e a postura de cada um dos funcionários.
Se eles estiverem trabalhando sob muita pressão e estresse, por exemplo, acompanhe a rotina para evitar a troca de ofensas entre os membros da equipe. Se contratar um novo membro para o departamento, veja como ele se comporta com os colegas e como reage às críticas.
Esse tipo de postura é essencial, porque permite que você reduza riscos relacionados ao pagamento de indenizações futuras por danos morais ou assédio, por exemplo.
Adote medidas preventivas
Não espere o problema acontecer para começar a se preocupar. Veja todos os pontos em que pode melhorar, e aja de forma preventiva.
Se você tem funcionários trabalhando em situação de risco, por exemplo, invista em equipamentos de segurança. Se parte da sua equipe trabalha à noite, esteja atento ao pagamento correto dos adicionais noturnos; se há uma funcionária grávida, pesquise bem quais direitos ela tem, e esclareça tudo com ela o quanto antes.
Todos esses são detalhes que, certamente, farão a diferença. Como diz o ditado: “é melhor prevenir que remediar”.
Cultive o diálogo
Seja gentil com seus funcionários e dê abertura para que eles cheguem até você e questionem eventuais direitos. Sempre que isso ocorrer, tente esclarecer suas dúvidas de forma rápida, clara e cordial.
Pode não parecer, mas a forma como você se dirige aos membros da equipe interfere diretamente na decisão acerca do ajuizamento ou não das ações judiciais. Inclusive, quando perceber que eles estão com a razão, coloque-se à disposição para solucionar eventuais falhas e sanar os prejuízos gerados.
Tenha uma assessoria jurídica
Por fim, invista em profissionais capacitados, que poderão te orientar de forma correta sobre a aplicação das leis e todas as mudanças que surgiram recentemente.
Ter esse tipo de apoio aumenta a sua segurança, reduz a sobrecarga de trabalho da sua equipe de RH, proporciona maior credibilidade perante terceiros e ainda contribui para as tomadas de decisão relacionadas aos contratos trabalhistas.
Sem contar que os advogados, normalmente, têm um ótimo relacionamento com os sindicatos, o que poderá facilitar a comunicação e trazer benefícios para sua empresa.
Além disso, em caso de eventuais ações judiciais, faz toda diferença contar com o apoio técnico de advogados que já conhecem o seu negócio, acompanham a rotina da sua empresa e estão cientes da postura dos funcionários. E o principal: já são da sua inteira confiança.
Do contrário, procurar um profissional quando o problema já está acontecendo pode fazer com que você tenha gastos elevados e tome decisões impulsivas.
Com a adoção dessas práticas, com certeza ficará mais fácil evitar passivos trabalhistas. Por isso, ainda que elas tomem parte do seu tempo e envolvam alguns custos, veja isso como investimento!
Fonte: Jornal Contábil